Tips und Tricks rund um HAPAK®
Mahnzinsen
Zinsen auf Forderungen sollten sich gesetzeskonform nach dem BGB richten, um bei ggfs. notwendigen Rechtsstreitigkeiten auf dem richtigen Weg zu sein. Die Zinsen richten sich nach dem Basiszinssatz der Bundesbank. Dieser Zinssatz ändert sich jeweils zum 01.01. und zum 01.07. eines jeden Jahres. Derzeit liegt er bei -0,88 %. Zinsen können Sie lt. BGB ab Fälligkeit einer Rechnung berechnen. HAPAK® erledigt das logischerweise automatisch für Sie, wenn Sie den aktuellen Zinssatz, den das BGB festlegt, in den Optionen des Mahnwesens einstellen. Für Privatpersonen können Sie 5% und für gewerbliche Kunden 9 % über den Basiszinssatz berechnen. Stellen Sie also konsequent die Mahnzinsen in den "Mahn-Optionen" ein.
Nebenbei: Sie sollten die Funktion Sammelmahnungen äusserst vorsichtig in Anspruch nehmen. Kommt es zu einem Rechtstreit haben Sammelmahnungen keine rechtliche Wirkung. Gewöhnen Sie sich also an, jede Rechnung einzeln anzumahnen.
Schnellwahlen
In den Stammdaten und Modulen können unter den Optionen die Schnellwahlen eingeschaltet und konfiguriert werden. Schnellwahlen sind definierte Filter für die Auswahl und Suche, die Sie öfters benutzen. Sparen Sie sich mit Schnellwahlen wertvolle Zeit beim Suchen von Informationen.
ini-Einträge
Die Konfiguration des Programms wird in der Datei hapak.ini gespeichert. Diese befindet sich im Hauptverzeichnis von HAPAK®, also z.B. in C:\HAPAKPRO. Über den Windows-Explorer können Sie diese Datei mit einem Doppelklick öffnen und Veränderungen vornehmen. Genauso können Sie hier Erweiterungen tätigen, die Sie im Programm nicht einstellen können.
Außerdem: Wenn Sie sich einen neuen Computer zulegen, sollten Sie vorher diese hapak.ini und zusätzlich die hatemp.ini sichern (auf einen Stick z.B. speichern oder auf einem Netzlaufwerk). Wenn Sie dann auf dem neuen Rechner HAPAK® von der CD installiert haben, spielen Sie einfach die beiden Dateien zurück und Ihr Programm ist genauso wie auf dem alten Rechner konfiguriert.
Anzahlungen
Anwender, die mit dem erweiterten Anzahlungsverfahren bei kumulierten Teil- und Abschlagsrechnungen arbeiten, müssen einiges beachten. Z.B. sollte geklärt sein, dass die zu bebuchenden Konten mit dem Steuerberater abgesprochen werden und es sollte klar sein, dass diese Rechnungen aus der Umsatz-Statistik verschwinden. Erst die Schlußrechnung ist dann Umsatz.
Hinweis: In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die unfertigen Leistungen monatlich zu ermitteln und der Buchhaltung/dem Steuerbüro zu übergeben. HAPAK® macht das mit wenigen Klicks, wenn alles entsprechend richtig eingestellt ist. Fragen Sie uns einfach!
DATEV csv
Mit der Übergabe der Daten aus den Finanzmodulen von HAPAK® an den Steuerberater mit der DATEV-Schnittstelle kann man richtig gut Kosten für die monatliche Buchführung einsparen. Es sollten aber einige Dinge vorher geklärt werden.
- Sprechen Sie den Kontorahmen mit dem(der) Steuerberater(in) ab.
- Gleichen Sie die gebuchten Konten des Steuerbüros anhand einer Summen- und Saldenliste mit Ihrem Kontorahmen ab.
- Gleichen Sie die Konten für das erweiterte Anzahlungsverfahren mit der Buchhaltung/dem Steuerbüro ab.
- Legen Sie sich für jeden Monat einen separaten Ordner an, in dem Sie monatlich die exportierten Dateien abspeichern.
- Stellen Sie die Optionen des DATEV-Exports richtig ein. Beachten Sie dabei vorallem die Beraternummer und die Mandantennummer.
Zeitnachweis
Führen Sie prüfungssichere Arbeitszeit-Nachweise! Spätestens mit dem Mindestlohngesetz sind Sie verpflichtet, Arbeitszeitnachweise zu führen. Hier genügt es nicht die Anzahl der gearbeiteten Stunden zu erfassen, sondern die Arbeitszeit "von ... bis", also mit Uhrzeiten. Die Angabe der Pausenzeit ist ebenfalls zwingend notwendig. Tun Sie das nicht, drohen heftige Bussgelder. Beachten Sie außerdem, dass die Mitarbeiteraufzeichnungen abgeheftet in einem Ordner nicht dem Arbeitszeitnachweis eines Arbeitsgebers genügen.
Hotline
Bei einigen von Ihnen ist der HAPAK®-Anrufmonitor im Einsatz, mit dem man sofort am Bildschrim sieht, wer anruft, wenn man die Telefonnummer einer HAPAK®-Adresse zugeordnet hat und mit dessen Hilfe man sofort Einträge für das Telefonat in die HAPAK®-Adress-Historie vornehmen kann. Für die korrekte Arbeitsweise können wir keine Gewährleistung übernehmen, weil die Anzahl der Telefonanlagen und deren Software immens ist und wir deshalb nicht garantieren können, dass diese fremde Software mit dem HAPAK®-Anrufmonitor kompatibel ist.